在采取外包时，最后接收到的却是糟心的源代码或是我们无法看得懂的文件。但在绝大部分情形下，如果没有做到预期目标的缘故并不是因软件外包公司的自身专业能力问题，反而是它们错误的认知了需求。深圳软件外包公司的一个风险便是无法合理有效的定义项目需求。公司的项目负责人很有可能要求研发团队快速完成任务，尤其是项目交货的时间相对比较紧张的情况下，对需求分析不是很注重。但假如忽视初期的项目需求文档，那末期就很有可能产生问题，数量占多数且彻底解决起来耗费巨大。假如能不错的描述需求，那研发团队就能制作出满意的产品。

一个巨大，过度详细，很有可能要花几个月的时间的项目说明和仅有一页纸的大小，一点也不充分的项目定义之间是有明确界限的。但一般而言，项目在开始的情况下对项目说明的定义越清晰，项目负责人就越能理解你想得到什么，你怎么样得到，且完成任务它。这一步骤有多重要呢?根据卡耐基梅隆大学的软件工程研究所(SEI)的一项研究发现糟心的需求定义或不清晰的项目需求是软件项目失败或延迟的最主要缘故。应对措施：不要逼迫软件外包公司去猜你要做的东西是什么?有许多不同的方法来完成任务一个产品，但并不是所有的你都可以接受。为了更好地避免失望，你应该定义明确的需求。要想减少由于错误的认知项目需求而产生的风险，一个重要的方法便是在研发正式开始之前就要把需求分析作为一个最重要的阶段来做。这需要一系列的讨论。当然这些的时间耗费是值得的。

项目负责人在以下3个阶段收集信息提出项目需求：

1、收集最初的用户需求：在构建系统uml建模之前，项目负责人要接见用户，询问它们对系统期待的特性以及功能。它们需要了解完整系统的商业需求，从客户公司搜集高层系统需求和系统包括的界面设计。

2、分析系统需求：包括预期系统的可接受性、可实施性、可测试性。

3、检查需求：包括预期系统需求的综合考虑，目标是为了更好地明确需求中发现的由于模棱两可或是不一致而导致的问题或错误。这份文件还包括问题追踪以及在问题产生后如何处理的计划。